Где искать информацию о трудовом стаже и размере зарплаты, если предприятия больше нет, разбираемся с Центром архивной документации.
Любой документ, вне зависимости от цели его создания, места и времени возникновения, авторства, содержит информацию, которая может быть востребована через некий временной период. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу, которые отражают трудовые отношения работника с работодателем. За этой формулировкой скрывается комплекс документов, чрезвычайно важный для каждого человека.
Именно на основании информации, зафиксированной в документах по личному составу, возможно, в случае необходимости, подтвердить свой трудовой стаж, заработную плату, иные социальные льготы, полагающиеся гражданину по законодательству Российской Федерации.
На территории Артемовского городского округа действует муниципальное учреждение «Центр архивной документации», который хранит свыше 118 тысяч дел (архивным языком «единиц хранения»).
Центр архивной документации был создан в 2012 году путем слияния двух разнопрофильных архивов: архива с постоянным составом документов и архива документов по личному составу. Сейчас это два сектора в составе Центра.
Сектор документов постоянного (вечного) хранения обеспечивает сохранность и использование документов Архивного фонда Российской Федерации.
Сектор документов по личному составу хранит и использует документы ликвидированных предприятий, учреждений и организаций. Срок хранения этих документов 75 лет.
Что же такое документы по личному составу? Это приказы, записи о приеме на работу, перемещении, увольнении, лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы, личные карточки и другие.
Молодое поколение, читая эти сухие строчки думают: «Что интересного в этих документах?». Их можно понять, так как в молодости никто не задумывается над вопросом, для чего необходимы документы по личному составу и что это за документы. А когда приходит время оформления пенсии, граждане начинают в панике искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также положенные льготы. И вот тут на помощь приходит наш архив.
Чем же сотрудники Центра архивной документации могут помочь населению Артемовского городского округа, а также гражданам, проживающим в других районах Российской Федерации и за рубежом?
До 1990 года процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в отдел кадров предприятия,вкотором работал, и без проблем получал необходимую информацию. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации и ликвидации государственных предприятий, а также появления различных коммерческих структур, процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались брошенными или уничтоженными нерадивыми работодателями. Невозможность получения необходимой информации для назначения пенсии из-за отсутствия документов, создала большой общественный резонанс. Поэтому архивы страны начали принимать на хранение документы по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций.
В нашем городе Архив документов по личному составу был создан одним из первых в Свердловской области, что позволило спасти огромный документальный комплекс профильных документов и сегодня дает возможность тысячам граждан получать необходимую информацию.
В Центре архивной документации хранятся документы по личному составу таких ликвидированных организаций как ЗАО «Артемовский комбинат строительных конструкций», «Шахта Егоршинская «Филиал ОАО «Вахрушевуголь», ОАО «Артемовский машиностроительный завод «ВЕНКОМ», филиал «Хлебная база № 46 Агентства по развитию рынка продовольствия Свердловской области», ЗАО «Дорстрой», ТОО «Артемовский торговый центр», ОАО «Сухолотяжстрой», Артемовское строительное управление № 3, ПК «Красногвардейский леспромхоз», ОАО «Красногвардейский химлесхоз», ПАО «Буланашский машиностроительный завод», ООО «Буланашский машиностроительный завод» и другие.
Также хранятся в архиве документы по личному составу ликвидированных колхозов и совхозов Артемовского района, предприятий различных форм собственности. Всего на 01.01.2022 года числится 103 архивных фонда документов по личному составу.
Сегодня Центр архивной документации, в основном, готовит положительные ответы на запросы граждан относительно их трудовой деятельности, грамотно применяя законодательство Российской Федерации относительно персональных данных. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. От 02.07.2021) определено понятие «персональные данные». Это – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, являются его персональными данными (Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации).
В случае, когда персональные данные указаны в архивном документе и находятся на хранении в архиве – применяется Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 3 статьи 25 которого гласит: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со дня создания указанных документов». С письменного разрешения гражданина, а после его смерти письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
Например, личная карточка, личное дело, расчетная ведомость на получение работником заработной платы содержат его персональные данные, а значит к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
При работе с этим видом документов в архиве не допускается оставлять их без присмотра на столе в кабинете. Дела строго выдаются и своевременно возвращаются в архивохранилище. При этом оформляются заказы – требования и листы использования дел. Ведётся их строгий учет.
Таким образом, гражданам, желающим получить архивные данные необходимо иметь в виду, что любая информация, предоставляется архивистами, готовится и выдается с соблюдением законодательства Российской Федерации.
Сегодня информацию о трудовой деятельности граждан, работавших в ликвидированных организациях можно получить путем подачи анкеты – заявления в Муниципальное бюджетное учреждение Артемовского городского округа «Центр архивной документации» через государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (ГБУ СО «МФЦ»). Для подачи анкеты – заявления, гражданам необходимо предоставить паспорт и трудовую книжку специалисту МФЦ.
Обратиться в Центр архивной документации можно также по защищенным каналам связи. Формы анкет – заявлений находятся на нашем официальном сайте: http://art-arxiv.ru вкладка «Услуги».
По возникшим вопросам граждане могут обратиться по телефонам: 8 (34363) 2-72-71, 2-72-91, или написать на электронную почту МБУ АГО «ЦАД»: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript..
Валентина Коваленко, заведующий отделом обеспечения сохранности, государственного учета и комплектования документов.
